1. Företagspolicy

Syfte

Denna policy fastställer företagets grundläggande värderingar samt de krav som gäller för hur arbete ska planeras, genomföras och följas upp. Policyn gäller oavsett om arbetet utförs av företagets ägare eller av anställd personal och syftar till att säkerställa enhetlig kvalitet, hög professionalitet och ett ansvarsfullt agerande i samtliga uppdrag.

Grundprinciper

Fackmässigt och korrekt utförande

Allt arbete ska utföras fackmässigt, noggrant och i enlighet med gällande lagstiftning, branschpraxis samt ingångna avtal eller överenskommelser med kund. Uppdragets omfattning ska följas, och oklarheter eller avvikelser ska hanteras i dialog med kund innan åtgärd vidtas.

Trygghet, respekt och tydlig kommunikation

Kunden ska bemötas professionellt, respektfullt och med integritet. Kommunikation ska vara saklig, tydlig och anpassad till uppdragets art. Kunden ska informeras vid behov, särskilt vid förändringar som påverkar uppdragets genomförande eller resultat.

Ordning, noggrannhet och ansvarstagande

Arbetet ska präglas av struktur, ordning och systematik. Risker ska identifieras och hanteras ansvarsfullt, och utförandet ska ske med hänsyn till säkerhet, kvalitet och långsiktig hållbarhet. Den som utför arbetet ansvarar för att uppdraget genomförs med omsorg och yrkesmässigt omdöme.

Efterlevnad

Alla som utför arbete för företaget ansvarar för att följa denna policy. Avvikelser från policyn eller från överenskommet utförande ska dokumenteras och åtgärdas skyndsamt. Policyn är ett levande styrdokument och utgör grund för uppföljning, egenkontroll och kontinuerlig förbättring.

2. Arbetsmiljöpolicy

Mål

Målet med företagets arbetsmiljöarbete är att förebygga ohälsa, olyckor och belastningsskador samt att säkerställa en trygg, säker och hållbar arbetsmiljö. Arbetsmiljön ska vara sådan att arbetet kan utföras utan risk för fysisk eller psykisk ohälsa, oavsett om arbetet utförs av företagets ägare eller av anställd personal.

Riktlinjer

Förebyggande arbetsmiljöarbete

Arbetet ska planeras och utföras med hänsyn till arbetsmiljörisker. Riskbedömning ska göras inför nya eller förändrade arbetsmoment samt vid arbete i nya miljöer. Identifierade risker ska åtgärdas innan arbetet påbörjas, eller minimeras genom lämpliga skyddsåtgärder.

Skyddsutrustning

Skyddsutrustning ska användas när arbetsmomentet kräver det eller när risk för skada föreligger. Den som utför arbetet ansvarar för att korrekt skyddsutrustning används och att utrustningen är i gott skick.

Ergonomi och belastning

Tunga lyft och belastande arbetsmoment ska i första hand undvikas. Om lyft inte kan undvikas ska dessa utföras ergonomiskt korrekt och med hjälp av lämpliga arbetsmetoder eller hjälpmedel. Arbetstempot ska anpassas för att minska risken för belastningsskador.

Rapportering av risker och tillbud

Risker, tillbud eller arbetsmoment som kan innebära fara för hälsa eller säkerhet ska rapporteras och dokumenteras utan dröjsmål. Åtgärder ska vidtas skyndsamt för att förhindra att skada uppstår eller upprepas.

Rätt att avbryta arbete

Arbete får och ska avbrytas om säkerheten inte kan garanteras. Ingen ska utföra arbete under förhållanden där det föreligger omedelbar risk för skada, ohälsa eller olycka. Säkerhet ska alltid prioriteras framför effektivitet eller tidsplan.

Efterlevnad

Alla som utför arbete för företaget ansvarar för att följa denna arbetsmiljöpolicy. Policyn utgör en del av företagets systematiska arbetsmiljöarbete och ska tillämpas i det dagliga arbetet. Brister eller avvikelser ska dokumenteras och ligga till grund för förbättringsåtgärder.

3. Etik- och bemötandepolicy

Syfte

Denna policy anger de etiska principer och krav på bemötande som gäller vid utförande av arbete för företaget. Syftet är att säkerställa ett professionellt, respektfullt och förtroendeskapande agerande gentemot kunder, samarbetspartners och andra berörda.

Grundprinciper

Professionellt och respektfullt bemötande

Alla kunder och externa kontakter ska bemötas med respekt, saklighet och professionalism. Uppträdandet ska präglas av gott omdöme, lyhördhet och ett respektfullt förhållningssätt.

Integritet och gränsdragning

Arbetsrelationer ska hållas professionella. Privata intressen, personliga relationer eller egna värderingar får inte påverka hur uppdrag utförs eller hur kunder bemöts. Företagets uppdrag och kundens intressen ska alltid sättas i första rummet.

Sekretess och diskretion

Tystnadsplikt gäller avseende uppgifter om kunder, kunders lokaler, verksamhet, personliga förhållanden samt andra omständigheter som framkommer i samband med uppdrag. Information får inte spridas till obehöriga, vare sig muntligt, skriftligt eller digitalt.

Ansvarsfull kommunikation

Kommunikation med kund och andra externa parter ska vara korrekt, saklig och tydlig. Utfästelser eller löften som går utöver överenskommet uppdrag får inte göras. Vid osäkerhet ska information kontrolleras innan den lämnas vidare.

Efterlevnad

Alla som utför arbete för företaget ansvarar för att följa denna etik- och bemötandepolicy. Avvikelser, olämpligt bemötande eller brister i efterlevnad ska dokumenteras och hanteras skyndsamt. Policyn ska fungera som vägledning i det dagliga arbetet och bidra till långsiktigt förtroende för företaget.

4. Kvalitetspolicy

Syfte

Syftet med HM Services kvalitetsarbete är att säkerställa en jämn och hög kvalitet i samtliga uppdrag, oavsett uppdragets storlek. Vi ska leverera enligt överenskommen omfattning, arbeta fackmässigt och kontinuerligt förbättra våra rutiner, metoder och resultat.

Principer

• Kundkrav och omfattning: Vi arbetar enligt accepterad offert/avtal och förtydligar oklarheter innan utförande.
• Egenkontroll: Vi följer upp utförda arbeten genom kontrollpunkter och dokumentation där det är relevant.
• Avvikelsehantering: Brister och avvikelser dokumenteras, åtgärdas skyndsamt och används i förbättringsarbete.
• Kompetens: Vi säkerställer att de som utför uppdrag har rätt kunskap, metod och utrustning för uppgiften.
• Kontinuerlig förbättring: Vi utvecklar arbetssätt och rutiner baserat på erfarenhet, återkoppling och riskanalys.

Efterlevnad

Kvalitetspolicyn gäller alla som arbetar för HM Service. Den ska tillämpas i daglig planering och utförande samt ligga till grund för uppföljning och förbättring.

5. Miljöpolicy

Syfte

HM Service ska bedriva verksamheten med hänsyn till miljö och hälsa. Vi ska minska vår miljöpåverkan genom medvetna val av produkter, arbetssätt och logistik samt följa relevant miljölagstiftning och branschpraxis.

Principer

• Kemikaliehantering: Vi använder produkter på ett säkert sätt och väljer skonsamma alternativ när det är möjligt.
• Dosering och metoder: Rätt dosering och metod minskar spill, utsläpp och onödiga inköp.
• Avfall och sortering: Avfall hanteras och sorteras enligt lokala regler och kundens rutiner när tillämpligt.
• Transport och planering: Planering ska minska onödiga resor och tomkörning.
• Utrustning: Vi underhåller och använder utrustning så att livslängd och effektivitet maximeras.

Efterlevnad

Alla som utför arbete för HM Service ska följa denna miljöpolicy. Avvikelser och förbättringsförslag dokumenteras och beaktas i uppföljning.

6. Likabehandling & diskriminering

Syfte

HM Service ska vara en trygg arbetsplats där alla behandlas med respekt och lika värde. Diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling accepteras inte, vare sig internt eller i kontakt med kunder och samarbetspartners.

Principer

• Nolltolerans: Diskriminering, trakasserier och kränkningar ska inte förekomma.
• Respekt i kundmiljö: Vi agerar professionellt och respektfullt oavsett person, bakgrund eller livssituation.
• Rättvis behandling: Bemanning, arbetsfördelning och beslut ska vara sakliga och rättvisa.
• Rapportering: Den som upplever eller ser kränkningar ska rapportera detta enligt rutin.

Hantering

Uppgifter om diskriminering eller kränkning ska hanteras skyndsamt, sakligt och diskret. Åtgärder ska vidtas för att stoppa och förebygga upprepning.

7. Visselblåsning

Syfte

Syftet med visselblåsning är att möjliggöra rapportering av allvarliga missförhållanden och oegentligheter på ett tryggt och strukturerat sätt. HM Service ska ha en kultur där brister kan påtalas utan rädsla för negativa konsekvenser.

Vad som kan rapporteras

• allvarliga arbetsmiljörisker eller återkommande tillbud som inte åtgärdas
• stöld, bedrägeri, mutor eller annan ekonomisk oegentlighet
• allvarliga brott mot lag, avtal eller interna policyer
• allvarliga brister i säkerhet, integritet eller sekretess

Hur rapportering sker

Rapportering kan ske skriftligen till företagsledningen via e-post. Ärendet ska beskrivas sakligt med vad som hänt, när det hänt och vilka som berörs, i den mån det är möjligt. Identitet hanteras diskret.

Skydd och hantering

HM Service hanterar rapporter skyndsamt och konfidentiellt. Den som rapporterar i god tro ska inte utsättas för repressalier. Åtgärder vidtas utifrån ärendets art, inklusive intern utredning och vid behov kontakt med relevant myndighet.